在平時工作中,有時候我們需要將Word中的標題信息提取到Excel中,然后再進一行下一步處理。例如,下圖所示的導(dǎo)航窗格中的標題文本。
通常,你會怎么操作呢?Ctrl+C復(fù)制,然后Ctrl+V一個個地粘貼嗎?顯然,并不是。
在分享解決方法之前,我們先來了解下上圖中這些標題文本是如何出現(xiàn)在【導(dǎo)航】窗格中的。其實常用方法有兩種,分別如下:
01.使用標題樣式
在【開始】選項卡下有一個【樣式庫】,只要我們將文檔中的文本應(yīng)用【樣式庫】中的標題樣式,那么這個文本就會顯示在左邊的【導(dǎo)航窗格】中了。比如,將標題“一、公司簡介”等文本應(yīng)用【樣式庫】中的【標題1】、【標題2】等帶有標題字樣的樣式即可,如下圖。
技巧提示:勾選【視圖】-【顯示】組中的【導(dǎo)航窗格】復(fù)選框,或者按【Ctrl+F】鍵即可顯示出【導(dǎo)航】窗格。
02.使用大綱級別
在【段落】對話框中設(shè)置文本的【大綱級別】即可,如下圖:
好了,現(xiàn)在我們就來看看如何提取標題文本到Excel中?
同樣,小編在這里分享2種解決方法,供大家參考,希望能幫助到大家。
01.自動目錄法
Step01:將光標定位到文檔開始處。按【Ctrl+Enter】插入一個分頁符(或者點擊【插入】-【分頁】),在第一個段落之前插入一個空白頁。
Step02:將光標定位到【分頁符】之前,依次單擊【引用】-【目錄】-【自動目錄1】。此時,就會在空白頁中自動插入一個【目錄】。
Step03:選中這個目錄,按【Ctrl+C】復(fù)制到Excel表格中即可。
PS:這里的【自動目錄1】只會顯示到三級。如果需要顯示更多級目錄的話,需要使用【自定義目錄】功能。
在【自定義目錄】對話框中對【顯示級別】進行調(diào)整,設(shè)置下所需級別的目錄即可。
02. 選擇格式相似的文本法
Step01:先將光標定位在非標題段落的任意位置處,依次點擊【開始】-【編輯】-【選擇】-【選定格式相似的文本】。此時所有非標題的段落(正文文本)將被選中。
Step02:按【Delete】鍵,將其刪除,只保留標題文本,如下圖。
Step03:選中所有標題文本,復(fù)制到Excel表格中即可。
『總結(jié)』
今天我們學(xué)習(xí)了將Word中的標題提取到Excel中兩種方法,那么它們到底有什么區(qū)別呢?
1. 第一種方法適合于應(yīng)用了【樣式庫】中的【標題樣式】,或者設(shè)置了【大綱級別】的情形;第二種方法則可以應(yīng)用于沒有設(shè)置【標題樣式】或者【大綱級別】,而只是把各級標題文本設(shè)置了【字號大小】、【加粗】等相關(guān)的字體格式,使得標題文本與正文文本不一樣,并且正文文本是統(tǒng)一應(yīng)用了同一種字體格式的情形。
2. 另外,使用第一種自動目錄法,可以把各級標題對應(yīng)的頁碼顯示出來,而第二種方法卻不行。
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